PSIKOLOGI MANAJEMEN TUGAS II

A.  PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

1. Pengertian struktur organisasi/ organizing

 

Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi. Penyusunan struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai pelaksanaan kegiatan perusahaan dengan kata lain penyusunan struktur organisasi adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Pengertian yang jelas tentang struktur organisasi dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut:

1. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284).

2. Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2003:169).

3. Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9).

4. Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi (Hasibuan, 2004:128).

Dari beberapa definisi tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasi menggambarkan kerangka dan susunan hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi, juga menunjukkan hierarki organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporan terhadap atasan dan pada akhirnya memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan lingkungan. Struktur organisasi dapat menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas

 
2. Jelaskan pengorganisasian sebagai fungsi manajemen yang meliputi :

a. Struktur Formal 

  Struktur Formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Contohnya, sekolah, perkantoran, BUMN, Pemerintahan. 

b. Struktur Informal

  Struktur Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Manajemen informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Contoh, makan malam bersama, orang-orang yang menonton bola.  

3. Jelaskan manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

a.  Struktur Fungsional
  Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen-departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.   

Manfaat Struktur Fungsional :

• Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis.
• Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan
• Kemajuan karier dalam departemen fungsional
• Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak 
• Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi 
• Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

b. Struktur Divisional
  Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

Manfaat Struktur Divisonal    :

• Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil
• Memperhatikan kebutuhan konsumen
• Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional 
•  Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk 
•  Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional
•  Pengembangan keterampilan manajemen umum

 

4. Jelaskan kerugian dari struktur fungsional dan struktur divisional

Kerugian Struktur Fungsional

• Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk 
• Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
• Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
• Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat 
•  Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
• Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan    

Kerugian Struktur Divisional

• Duplikasi sumberdaya lintas divisi 
•   Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi
•  Koordinasi yang buruk lintas divisi
• Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak 
•  Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

5. Cari kasus organisasi dan berikan saran dari struktur fungsional dan struktur divisional

Struktur organisasi dimiliki oleh setiap organisasi maupun perusahaan. Salah satunya adalah PT. Garuda Indonesia (persero) yang merupakan maskapai penerbangan pertama dan terbesar di Indonesia dengan visinya menjadi perusahaan penerbangan pilihan utama diIndonesia berdaya saing internasional serta memiliki lima anak perusahaan yaitu PT Aerowisata yang bergerak di bidang Travel, Hotel, Transportasi & Katering Pesawat; PT GMF Aero Asia yang menyediakan jasa pemeliharaan pesawat terbang; PT ABACUS Distribution System, penyedia jasa reservasi via komputer; PT Gapura Angkasa (Ground Handling) serta PT Lufthansa System Indonesia yang bergerak di bidang IT Provider & Solution. Sebagai suatu organisasi mekanik, struktur organisasi PT Garuda Indonesia menunjukan kompleksitas vertikal karena jumlah tingkatan-tingkatan dalam struktur organisasi. 

Analisis menurut Struktur Fungsional : Organisasi PT Garuda Indonesia merupakan struktur proyek matriks. Di mana karyawan yang berada di bawah tanggungjawab departemen tertentu memiliki dua manager yang saling berbagi wewenang. Sebagai contoh dalam departemen niaga atau perniagaan terdapat dua manager yaitu manajer secara fungsional maupun proyek. Strukrur Organisasi bertipe matriks yang dijalankan memberikan keuntungan karena desainnya lentur dan fleksibel, sehingga PT Garuda Indonesia dapat merespon dengan baik setiap perubahan lingkungan eksternal organisasi yang berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap lingkungan internal PT Garuda Indonesia dan membuat serta mengambil keputusan secara cepat terhadap perubahan lingkungan yang dihadapi.

Analisis menurut Struktur Divisional : PT. Garuda Indonesia memiliki struktur yang kompleks, oleh karena itu struktur divisional untuk PT. Garuda Indonesia dibagi menjadi tiga tipe divisional yaitu struktur devisional berdasarkan produk, struktur devisional berdasarkan market dan struktur devisional berdasarkan geografis.  Apabila struktur organisasi tersebut digambarkan lebih rinci akan tampak adanya struktur divisional berdasarkan market karena berhubungan dengan para costumer atau pelanggan yang dihadapi, baik dalam skala instansi, skala kecil maupun besar. Setiap divisi berfokus pada hasil. Manajer divisi bertanggungjawab terhadap apa yang terjadi pada produksi dan layanan mereka. 

6. Referensi

Repostory.usu.ac.id › bitstream › BAB-II-TINJAUAN-PUSTAKA-2.1-Uraian Teoritis-2.1.1-Pengertian-Organisasi.pdf

Mukhyi, Abdul. M & Saputro, Imam, Hadi. 1995. Pengantar Manajemen Umum. Jakarta: Gunadarma University

Leavitt, Harold J. (1992). Psikologi Manajemen. Jakarta: Erlangga.

aurelio.staff.gunadarma.ac.id › files › 4Aspek-SDM-dan-Organisasi-1.pdf

http://alpiadiprawiraningrat.blogspot.co.id/2012/09/analisis-disain-struktur-organisasi-pt.html?m=1

B. ACTUATING DALAM MANAJEMEN

1. Jelaskan pengertian actuating dalam manajemen

Pengertian actuating secara bahasa adalah pengarahan atau dengan kata lain pergerakan pelaksanaan, sedang pengertian secara istilah actuating (pengarahan) adalah mengarahkan semua personal agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan suatu organisasi. 

Adapun pengertian penggerakan menurut para ahli adalah sebagai berikut:

•  George R. Terry 

Menempatkan semua anggota kelompok agar bekerja secara sadar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan perencanaan dan pola organisasi. 

•  Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo 

Pengaktifan orang-orang sesuai dengan rencana dan pola organisas yang telah ditetapkan. 

• Prof. Dr. H. Arifin Abdurrachman, MPA 

Kegiatan manajemen untuk membuat orang-orang lain suka dan dapat bekerja.

•   Prof. Dr. Sondang S. Siagian, MPA

Penggerakan (motivating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa, sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasian.

 2.  Jelaskan pentingnya actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

 3. Jelaskan prinsip actuating dalam manajemen

• Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti: perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

• Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

•  Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

 
4. Referensi

Munandar, Ashar S. (2001). Psikologi industri dan organisasi. Salemba: UI-press

Halim,Abdul, dkk.(2003). Sistem Pengendalian Manajemen Edisi Revisi. Yogyakarta: UPP AMP YKPNAfifuddin,M.M.(2012). Dasar-dasar Manajemen. Bandung: ALFABETA.